【採用担当者必見】WEB面接導入時の5つの注意点｜導入方法やメリット・デメリットを合わせて紹介

WEB面接の特徴や対面面接との違い

「そもそもWEB面接がどのようなものか分からない」と考えている方も多いのではないでしょうか。

まずは、対面面接との違いやメリット・デメリットについて簡単に紹介します。

WEB面接と対面面接の違い

WEB面接とは、対面ではなくインターネットを利用して行う面接のことです。

パソコンやスマートフォンなどインターネットに接続できる機器があれば、時間や場所を選ばずどこでも面接ができます。

zoomなどのWEB会議ツールを利用して行えば、コストをかけず無料で面接を行うことも可能です。

WEB面接と聞くと何か特殊な面接のように感じますが、基本的には対面での面接と大きな違いはありません。

違いは「求職者と直接会わずに面接を行えること」のみと考えて良いでしょう。

WEB面接のメリット・デメリット

対面での面接に慣れている場合、WEB面接の導入はデメリットが大きいのではと感じるかもしれませんが、WEB面接には想像以上に多くのメリットが存在します。

WEB面接のメリットは、主に以下の5つです。

・場所や時間を選ばず面接ができるため、忙しい転職者でも応募しやすくなる
・遠方に住んでいる人でも選考に参加しやすくなる
・採用にかかるコストを削減できる
・受付から面接までの日程調節が容易になる
・スムーズな内定出しにより、人材の確保につながる

WEB面接を導入すれば、今までスケジュール的に参加が難しかった求職者でも面接に応募しやすくなります。WEB面接により応募者が増加することで、結果として優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

またレンタル会議室を借りたり、採用担当者が会場まで移動したりといった手間もなくなるため、採用にかかっていたコストを削減することも可能です。

さらに面接の全てをWEBで行うことで、スケジュール調節〜面接・内定までの日程がより短くなり、対面での面接を行っている企業よりも早く内定を伝えることができます。

他社よりも早く結果を伝えることは、より多くの人材確保にもつながると言えます。

しかし、WEB面接には以下のようなデメリットも存在します。

・対面での面接に比べて円滑なコミュニケーションを取ることが難しい
・通信トラブルが発生すると面接が中断されてしまう
・求職者に使用するシステムの使い方などの説明をする必要がある

WEBでの面接は直接会って話をしている訳ではないため、相手が話そうとしているかどうかが分からず話すタイミングが被ってしまったり、相手の表情が読み取りにくかったりといった点により、スムーズなコミュニケーションが取れないこともしばしばあります。

またインターネットを利用しているため、面接中に通信トラブルが発生した場合には面接が中断されてしまうこともあります。

デメリットを見るとWEB面接の導入をためらってしまうかもしれませんが、事前の準備により解消できる点も多くあります。

次の見出しでは、WEB面接で欠かせない準備について紹介します。

WEB面接の実施前に準備しておきたい5つのこと

WEB面接をスムーズに行うためには、事前の準備が大変重要です。

ここでは、面接の前に確認しておきたい5つのポイントを紹介します。

1.ツールの確認

WEB面接を行うことになったら、まずは使用するツールを決める必要があります。

使用するツールには、無料で利用できるツールからWEB面接専用の有料ツールまで、複数の種類があります。

よくWEB面接で使われるツールとしては、以下のようなものが挙げられます。

・Skype
・zoom
・Calling
・HARUTAKA

機能や使い勝手はそれぞれのツールによって異なっています。

「自社に必要な機能がついているか」「はじめてツールを扱う人でも操作が難しくないか」などの点に注目して選ぶと良いでしょう。

2.イヤホンやマイク、部屋の準備

WEB面接を行うためには、周囲の音がなるべく聞こえない静かな環境を用意することも大切です。

WEB面接では、光の具合によっては相手の顔がとても暗く見えてしまいます。

なるべく窓があり、日光が多く入る部屋を選ぶことをおすすめします。

また複数の面接官によって面接を行う場合は、イヤホンやマイクを準備しておく必要があります。

面接の形式に合わせて、必要なものを確認しておきましょう。

3.回線や音声のテスト

使用するツールや部屋が決まったら、社内で回線や音声のテストを行うことも重要な準備の1つです。

・音声が急に途切れたり、聞こえにくかったりしないか
・映像は問題なく映っているか

などの点を実際にツールを使用して確認しておく必要があります。

4.トラブル発生時の対応検討

完璧に準備をしても、面接当日にトラブルが発生する場合もあります。

特にWEB面接はインターネット関係のトラブルが発生する可能性が高いので、トラブル発生時の対応についても検討しておきましょう。

事前にお互いの電話番号やメールアドレスなどの連絡先を確認しておくなどの対応策を考えることが重要です。

5.模擬面接の実施

はじめてWEB面接を行う場合は、本番前に社内で模擬面接を行うことをおすすめします。

ツールの使い方に慣れていないと面接をスムーズに進められず、「せっかく有料ツールを導入したのにも関わらず機能を使いこなせなかった」「お互い使用方法が分からなくなり面接をはじめる時間が遅くなってしまった」などのトラブルが発生することもあります。

またパソコンの高さによっては、カメラを上から見下ろす形になってしまっているかもしれません。

パソコンの位置が低すぎる場合には、カメラと目線が平行になるようにパソコンの下に台を置くなどの工夫をすることで目線を調節しましょう。

本番前に一度テストを行っておくことで、はじめてでも問題なく面接を進めることができますよ。

通知はオフにする

面接の途中にメールやチャットなどの通知音が何度も鳴ってしまうことは、求職者にあまり良いイメージを与えません。

面接がはじまる前に、スマートフォンやパソコンの通知はオフにしておきましょう。

他に開いているブラウザは閉じ、面接ツールだけを開いた状態にしておくと安心です。

いつもよりもゆっくりと話す

早口で話してしまうと、回線の状況やマイクの向きによっては質問が聞き取れない場合もあります。

いつもよりもゆっくりと、余裕を持った話し方を心がけましょう。

間を十分にとり、確認する回数を増やす

WEB会議やWEB面接は相手が目の前にいないため、話そうとしたタイミングが被ってしまうことも多いです。

面接官と話すタイミングが被ると、話しにくいと感じる求職者も少なくありません。

会話の間を十分にとるだけでなく、「それはこのような意味で合っていますか」などの質問を挟み、通常の面接よりも確認する回数を増やすことが大切です。

いつもより大きく相づちを打つ

またWEB面接では、リアクションが薄いと感じられてしまうことも多いです。

相づちはいつもよりも大きく、少し大げさに感じる程度に行うと良いでしょう。

カメラに目を向ける

手元に履歴書などの資料があるからと下ばかりを向いていては、話を聞いてもらえているのだろうかと求職者が不安を感じてしまいます。

WEB面接はカメラに映る範囲が限られているため、対面での面接と比べて面接官が何を見ているのかが分かりにくい状況にあります。

資料を見る回数は減らし、しっかりとカメラに目を向けましょう。

WEB面接を行う際は、事前の準備が重要

この記事では、WEB面接を行う際に気をつけたいポイントや準備しておきたいことについて紹介しました。

WEB面接は直接会って話をすることができないため、リアクションを大きくする・いつもよりもゆっくり話すなど、スムーズなコミュニケーションが取れるように工夫することが大切です。

WEB面接を実施していることにより、企業に好印象を持つ求職者も増えています。

この機会にWEB面接を導入してみてはいかがでしょうか。