転職や退職時に源泉徴収票が必要な理由｜使用シーンや紛失した場合についても紹介

源泉徴収票は「給与の総額や所得税額」が記載された書類

そもそも、源泉徴収票とはどのような書類なのでしょうか。

源泉徴収票とは、会社から一年間に支払われた給与の総額や、支払った税金の額が記載されている書類のことで、主に以下のような項目があります。

・支払った給与の総額(賞与や各種手当てを含む)
・給与所得控除後の金額(支払金額から「給与所得控除額」を引いたもの)
・所得控除の合計額(扶養控除・生命保険料控除などの控除金額の合計)
・所得控除の詳細(各所得控除の金額や保険料の金額など)
・源泉徴収税額(1年間に払った所得税の額)

発行される時期は年末調整が済んだ12月〜翌年の1月と退職時ですが、もし年度途中で退職する場合は、退職後1ヶ月以内に受け取ることができます。

源泉徴収票には「給与所得/退職所得」の2種類がある

源泉徴収票は大きく2つの種類があり、「給与所得の源泉徴収票」と「退職所得の源泉徴収票」に分けられます。

先程説明した給与の総額や所得税額が記載された書類は「給与所得の源泉徴収票」で、基本的に毎年12月頃に交付されるものです。

一方「退職所得の源泉徴収票」は、退職手当などの支給があった場合に交付される書類のことです。

退職所得の源泉徴収票と給与所得の源泉徴収票が別々になっている理由は、退職金と給与は所得税の計算方法が異なるためです。

退職手当の源泉徴収票には、会社が支払った退職手当の額と、そこから引かれた所得税額が記載されています。

また給与所得の源泉徴収票とは異なった、以下のような項目が記載されていることが特徴です。

・支払金額(退職手当として支払った額)
・源泉徴収税額(支払金額に対して支払った所得税の額)
・特別徴収税額(支払金額に対して支払った住民税の額)
・退職所得控除額(勤務年数による退職所得控除の額)

源泉徴収票を使用する3つの場面

では、源泉徴収票はどのようなときに使用するのでしょうか。

源泉徴収票は主に「転職・確定申告・収入の証明」の際に必要になります。

ここでは、源泉徴収票を使用する3つの場面について紹介します。

転職をするとき

1つ目は転職をするときです。

年度の途中で転職をする場合には、新しい会社で年末調整を行うことになるため、転職先に源泉徴収票を提出することになります。

退職時に受け取った源泉徴収票は、すぐ提出できるように分かりやすい場所に保管しておきましょう。

確定申告を行うとき

2つ目は確定申告を行うときです。

会社員の場合は会社で年末調整を行うため、基本的に個人で確定申告を行う必要はありません。

しかし以下のようなケースに当てはまる場合は、個人で確定申告を行うことになります。

・年収が2,000万円以上
・副業の収入が20万円を超える場合
・退職した年度に転職をしない場合(年末調整をしていない)
・ふるさと納税を行った場合(ワンストップ特例制度を利用する場合は不要)
・住宅ローンを組んだ場合

以前は確定申告書に源泉徴収票の添付が必要でしたが、2019年4月以降からは不要となりました。

しかし申告書作成時には源泉徴収票に記載されている金額を転記することになるため、提出はしないものの、源泉徴収票が必要なことには変わりありません。

特に退職後すぐに転職しない場合は確定申告まで期間が空くため、無くさないように保管しておくことが重要です。

収入を証明したいとき

3つ目は、収入を証明したいときです。

ローンを組むときや家族の扶養に入るときなどに、収入を証明する書類が必要になることは多いです。

源泉徴収票は収入の証明が必要になった場合に、収入証明書の1つとして利用することができます。

源泉徴収票をもらえなかった/なくした場合

収入証明に使用する場合など、源泉徴収票が急に必要になることは意外と多いです。

最後に、源泉徴収票をもらえなかった場合や、紛失してしまった場合の対処法について説明します。

源泉徴収票をもらえなかった場合

源泉徴収票をもらえなかった場合は、交付ミスなど何らかのトラブルが起きている可能性があります。

担当部署に連絡して、源泉徴収票の交付を依頼しましょう。

もし何度依頼しても対応してもらえない場合や、会社の倒産などで源泉徴収票の交付が難しい場合は、税務署にて「源泉徴収票不交付の届出手続き」を行うことになります。

この手続きを行うと会社に指導が行われるため、源泉徴収票を交付してもらえる可能性が高くなります。

源泉徴収票をもらえず困った場合は、最寄りの税務署に相談してみてください。

源泉徴収票をなくしてしまった場合

もし紛失してしまった場合は、源泉徴収票を再交付してもらうことができます。

総務や経理などの担当部署に再発行を希望する旨を伝えればよいだけですので、見つからない場合は再発行を依頼しましょう。

また、すでに退職している場合でも再発行は可能です。

ただ再発行には想像以上に時間がかかることもあるため、時間に余裕を持って手続きを行うことがポイントです。

源泉徴収票は年末調整や確定申告の際に必要になる

この記事では、源泉徴収票の種類や必要になる場面について紹介しました。

源泉徴収票は普段はあまり使用しないため「年末にもらう書類」としか思っていない人も多いかもしれませんが、退職や転職時に必ず必要になる、非常に重要な書類です。

いつでも再交付ができるとは言え、再交付までには3週間程度の時間がかかる場合もあります。

転職後には必ず提出を求められますので、退職した会社に再発行を依頼することにならないよう、受け取り後は分かりやすい場所に保管しておきましょう。