【送信前のチェックリスト・例文あり】転職活動時に気をつけたいメールのマナーと基本ルール

ビジネスメールの4つの基本ルール

転職活動は、面接前のメールのやり取りから始まっています。

メールのやり取りをする際にビジネスメールの基本的なルールが分かっていないと、「この人を採用しても大丈夫だろうか」と採用担当者が不安を感じてしまいます。

ビジネスメールを書く際には、最低限守りたい4つのルールが存在します。

まずはビジネスメールの基本的なルールから確認してみましょう。

返信はなるべく早く、24時間以内に行う

在職中に就職活動をする場合は仕事が忙しく、採用担当者からの連絡にすぐに返信できないことも多いかもしれません。

しかし忙しいからと返信があまりに遅くなると、面接に対してやる気がないのかと担当者からの印象を悪くする原因になってしまいます。

応募した企業からメールをもらった場合は、なるべく早く返信することがベストです。

日程調整などすぐに返事をすることが難しい内容であれば、「まだスケジュールが決まっていないため、〇〇日までにはご返信します」といった内容で一度メールを送っておきましょう。

また返事を送る際は、できるだけ応募企業の就業時間内に送るようにしたいですね。

仕事で日中にメールを送ることが難しい場合は、予約機能などを活用して送信することをおすすめします。

件名はわかりやすく・簡潔に

分かりやすい件名でメールを送ることも、ビジネスメールのルールの1つです。

件名は空白のまま送らず、要件や名字などを簡単に入れましょう。

「日程調整の件について　山田太郎」のように、ひと目で要件が分かる件名にすることがおすすめです。

また先方からのメールに返信する際は「Re」を消さず、そのままの件名でやり取りを続けましょう。

どのような要件に対する返信かひと目で分かり、相手が作業を進めやすくなるからです。

この際、件名は変更せずそのままで問題ありません。

メールの最後には署名を入れる

メールの終わりには、自分の連絡先や氏名を忘れずに入れましょう。

署名には、以下の4つの情報を書いておくことが望ましいです。

・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス

連絡先や住所は現在勤めている会社のものではなく、普段から連絡が取れる個人の携帯電話番号や自宅の住所を記入します。

またメールアドレスにうっかり社用アドレスを書かないように気をつけてください。

要件は簡潔に書き、基本の形式を意識する

ダラダラと長いメールではなく、すぐに要件が分かるようなメールの作成を心がけることも重要です。

メールを書く際は以下の順番を意識して作成すると、簡単に分かりやすいメールを作ることができます。

1.担当者の部署名や名字
2.書き出し(あいさつなど)
3.要件
4.締めの言葉
5.署名

要件の部分はまず結論から書くことを意識し、文章が長くなりすぎないように注意してください。

転職活動でメールを送る前に必ず確認したいチェックリスト

誤字脱字がない

メールを書き終えたら、まず誤字脱字がないかチェックしてみましょう。

自分では完璧と思っていても、誤字脱字は意外と多く存在します。

誤字脱字を防ぐためには、音読がおすすめです。

黙読すると読み流してしまうことが多いですが、声に出して読むことで間違いを見つけやすくなります。

メールを送信する前には必ず読み直し、文のつながりや面接希望日時に間違いがないかについても合わせて確認するとよいでしょう。

適当な位置で改行がされている

また適当な位置での改行も重要なポイントです。

改行がなされていないと、文が詰まっていて読みにくい印象を与えてしまいます。

改行のしすぎもよくありませんが、2〜3行に一度間を開けるとすっきりとして読みやすくなりますので試してみてください。

装飾が最低限になっている

メールで重要なことを強調するために【】や太文字・赤文字などの装飾を利用している人も多いかもしれません。

しかし、転職活動時のメールでの過剰な装飾はふさわしくありません。

普段使用している記号や装飾は避け、最低限必要な記号だけを使用するように気をつけてください。

会社のアドレスではなく、個人のメールアドレスを使用している

転職活度は業務とは関係ない個人的な活動なので、会社のメールアドレスを使用してやり取りをしていると、「公私混同する人なのでは」といったあまりよくない印象を採用担当者に与えてしまいます。

また会社のメールアドレスを転職活動に使用すると、転職がバレる可能性がとても高くなります。

できればGmailなどのフリーメールアドレスを転職活動用に取得するとよいでしょう

メールアドレスに間違いがない

はじめてメールを送信する場合、メールアドレスを間違って入力してしまっていることがあります。

入力時の確認はもちろん、メールを作成し終わったらアドレスに間違いがないかもう一度確認しましょう。

また採用担当者の名前や部署名などが間違っていないかも合わせて確認したいですね。

シチュエーション別メール例文

面接の日程調整

面接の日程調整のメールを送る場合は、候補日から選択する場合と、自分から日程を複数提示する場合の大きく2タイプがあります。

自分から希望日時を送る際はなるべく第3希望まで伝え、余裕を持った時間を伝えるようにしましょう。

候補日から選択する場合のメール

都合が良い日程を自分から担当者に送る場合に気をつけたいことは、以下の2つです。
・できるだけ幅広い日程を提示する
・最低3つは候補を用意する

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
□□ □□と申します。

この度は選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
面接の希望日程を下記に記載いたします。

・11月11日(水) 16時以降
・11月12日(木) 13時〜15時
・11月13日(金) 終日

お忙しいとは存じますが、日程のご調整のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

自分から希望日を提示する場合のメール

候補日から選択する場合のメールを書くポイントは、以下の2つです。
・日程調節のお礼を書く
・できるだけ早く返信する

メールを送る前には、必ず日時と場所に間違いがないか再確認を行いましょう。

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様(フルネーム)

お世話になっております。
□□ □□(自分の名前 フルネーム)と申します。

お忙しい中、面接の時間を調整いただきありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺いいたします。

日時：○月○日(○)　○時〜
場所：本社ビル　○階

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

---

□□ □□
〒000-0000
〇〇県〇〇区〇〇0-0
TEL:090-0000-0000
mail:000000＠000.jp

---

面接に遅れそうな場合

面接当日に電車事故やトラブルが発生し、面接に遅れてしまう場合もあります。

できれば電話での連絡がベストですが、やむを得ずメールで連絡する場合は、遅れそうだと思った時点でなるべく早くメールを送ることが重要です。

メールでは遅刻の理由や、どれくらいの時間遅れそうなのかを伝えましょう。

メール例（面接に遅れそうな場合）

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
本日〇〇時から面接のお時間をいただいております、□□ □□と申します。

現在貴社に向かっているバスの中なのですが、事故の影響で渋滞に巻き込まれてしまい、30分以上面接の時間に遅れてしまいそうな状況です。

貴重なお時間をいただいていたにも関わらず、誠に申し訳ありません。

大変恐れ入りますが、このまま選考を受けさせていただくことは可能でしょうか。
現在通話ができない状況なので、取り急ぎメールにて連絡させていただきました。

電話ができる状況になりましたら改めてご連絡いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

面接後にお礼を伝えたい場合

面接のお礼をメールで伝えたい場合は時間を開けず、遅くとも面接の翌日までに送りましょう。

お礼のメールでは面接で印象に残ったことや、志望度の高さをアピールすると効果的です。

メール例（面接後にお礼を伝えたい場合）

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
本日〇〇時より面接をしていただきました、□□ □□と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様から面接の際に具体的な仕事内容についてお話を伺い、貴社で仕事をしたいという気持ちがより強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたくメールいたしました。

末筆ながら貴社のますますのご発展と社員の皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

履歴書を送る場合

履歴書をメールで送る場合に一番気をつけたいことは、ファイルの添付を忘れないことです。

うっかりとメールだけを送ってしまわないように、送信ボタンを押す前に必ず添付ファイルの確認をしましょう。

また添付ファイルのタイトルは「氏名　履歴書」などの分かりやすいものにすることも重要です。

メール例（履歴書を送る場合）

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
□□ □□と申します。

先日ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を提出させていただきます。
こちらのメールの添付ファイルに、PDF形式の履歴書を添付いたしました。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

内定を承諾する場合

選考を通過すると内定の連絡があります。

メールで内定の連絡がきた場合は、できるだけ早く返信をするように心がけましょう。

なるべく簡潔に、お礼や入社後の抱負を書くことがポイントです。

メール例（内定を承諾する場合）

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
□□ □□と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。

皆様と共に働ける日を、心より楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。

転職活動はメールのやり取りから始まっている

この記事では、転職活動時におけるメールの書き方やメールの例文を紹介しました。

転職活動では日程調整や面接のお礼など、メールを書く機会が多くあります。

メールを送る際は基本的なビジネスマナーを守り、なるべく早く返信するだけで好印象を持ってもらうことができます。

転職活動の際にメールを送るときはいつも以上に誤字脱字に気をつけ、読み返しをしっかりと行ってみてください。