【採用担当者向け】採用通知を電話で行う際の流れは？基本情報や注意点を詳しく解説

採用通知は電話がベストな理由

採用通知には、電話やメール、書面など様々な方法があります。
メールのみで採用通知を行う企業も多いものの、迷った場合は電話での通知がベストです。
では、電話での採用通知にはどのようなメリットが存在するのでしょうか。

電話での採用通知が良い理由は、主に3つあります。

• メールアドレスの間違いなどによる、送信ミスの心配がないため
• 採用に関する手続きなど、今後のスケジュールや流れに関する相談ができるため
• 電話口での応募者の反応から内定辞退に備えられるため

最も大きなメリットは、メールアドレスの間違いによる送信ミスや、誤って迷惑メールフォルダに振り分けられるなどのトラブルが発生しないことです。電話は応募者の携帯電話や自宅に直接連絡するため、スムーズに採用通知を行うことができます。

また今後のスケジュールや流れに関する相談ができることも、大きなメリットの1つです。
採用決定後は、採用の手続きのため、会社まで来てもらう必要があることも多いです。

その際、日程調節などの作業が必要になるものの、メールでやり取りをする場合は、何度も連絡し合うことで、余計な手間や時間がかかってしまいます。電話にて採用を伝えると共に、今後のスケジュールについても話すことで、日程調整などにかかる手間の削減にもつながるでしょう。

さらに電話での連絡には、内定辞退に備えられるとのメリットも存在します。
電話は相手の反応がダイレクトに伝わるため、受け答えの様子から、応募者の反応をうかがうことも可能です。事前に内定辞退について考えておけば、もし辞退の連絡があった場合にも、焦らずに対応できるでしょう。

電話で採用連絡を行うときの基本情報

電話で採用連絡を行う際には、いくつかのポイントに気を付ける必要があります。
ここでは、事前に知っておきたい4つのポイントを紹介します。

1.面接からなるべく1週間以内に連絡する

1つ目は、面接からなるべく1週間以内に連絡することです。
応募者は面接を受けた後、いつ連絡が来るのだろうと緊張して待っています。
面接を受けた後なかなか連絡が来ないと「落ちてしまったのだろう」と考え、他の企業の選考に参加したり、他社に入社を決めたりしてしまうかもしれません。

人材不足で悩んでいる企業であれば、早ければ面接当日、遅くとも1〜2日以内に結果を伝え、人材を確保しようとします。貴重な人材を逃さないためにも、面接後はできるだけ早く連絡をした方がよいでしょう。

2.時間帯で迷ったら午前中に連絡をする

2つ目のポイントは、時間帯で迷った場合は午前中に連絡することです。
転職時には複数の企業の選考を並行して受けているため、連絡する時間が遅くなった場合は、先に連絡があった企業の内定を受けてしまう可能性が高くなります。
他社よりも少しでも早く内定を伝えるために、採用連絡はできるだけ午前中のうちに行うとよいでしょう。

ただし最終面接のすぐ後に内定が決まり、急いで内定を伝えたい場合は、面接を行った日の夜に電話をかけても問題ありません。いつ連絡しようか迷った場合のみ、午前中にかけることをおすすめします。

3.伝えることを事前に準備しておく

3つ目のポイントは、電話をかける前に伝達事項を整理しておくことです。
採用連絡の電話では、内定のお知らせ以外にも伝えるべきことが多く存在します。

たとえば内定後の手続きの流れや、必要書類、手続きのための日程調整などが必要です。
応募者の予定を把握し、内定後の流れをスムーズに進めるためにも、内定通知と合わせてできる限りの情報を伝えられるようにしましょう。

4.静かな場所を確保する

4つ目のポイントは、静かな場所を確保することです。
電話では想像以上に、雑音や周囲の話し声が聞こえていることがあります。
相手が重要な情報を聞き漏らしてしまうことのないように、電話をかける際は会議室などのできるだけ静かな場所を確保しておきましょう。

電話での採用連絡の流れ

次に、電話での採用連絡の流れを紹介します。
電話で採用を伝える場合の流れを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.会社名・所属・担当者の氏名を伝える

まずは誰からの連絡なのかを知らせるために、会社名や所属・氏名を伝えます。

「株式会社〇〇の人事担当の□□です。」

2.電話の要件を簡単に伝え、相手の状況を確認する

次に、電話の要件を簡単に伝え、相手が電話に対応できる状況なのかを確認します。
電話をかけたタイミングによっては、移動中や会議中など、会話を続けにくい状態である場合も多いです。相手の状況を確認し、難しそうな場合は後ほどかけ直すようにしましょう。

「先日お受けいただきました面接の選考結果について、ご連絡差し上げました。5分ほどお時間をいただけますでしょうか。」

3.感謝の気持ちを伝える

相手が電話を続けられる状態であれば、まず感謝の気持ちを伝えます。
どのような結果であっても、多くの企業の中から自社の選考を受験してもらったことに対する感謝の気持ちは、必ず伝えるようにしましょう。

「この度は、当社の選考にお越し下さり誠にありがとうございました。」

4.採用の案内と入社の意思確認の期限を伝える

感謝の気持ちを伝えた後は、採用の案内と、入社の意思確認の期限についての連絡を行います。
ただ内定を伝えるだけでなく、意思決定の連絡期限や連絡方法まで確実に伝えるようにしましょう。

「厳選なる審査の結果、△△様の正社員としての採用が決定いたしました。つきましては、当社に入社していただけるかを、○月○日までにお電話またはメールにて、担当〇〇までご連絡いただけますでしょうか。」

5.今後のスケジュールや持ち物について連絡する

もしその場で入社意思があることが分かった場合は、入社に関する手続きなどの、内定決定後の流れについて連絡しておくとスムーズです。また転職の際は様々な書類が必要になりますので、用意すべき書類についても、合わせて伝えておきましょう。

電話で採用連絡をする際の4つの注意点

最後に、電話で採用連絡をする際の4つの注意点を紹介します。
どれも重要なポイントですので、電話をする前にチェックしてみてください。

1.いつもよりハキハキと話す

電話で連絡をする際は、いつもよりもハキハキと話すことを心がけましょう。
電話に出た相手の状況によっては、駅など混雑している場所にいるため、音声が聞き取りにくい場合もあります。

また複数の企業の選考を受けているため、どの企業からの連絡なのか分からないと感じる場合も多いです。電話で採用連絡をする際は、いつもよりハキハキと話し、情報を分かりやすく伝えるように心がけましょう。

2.電話に出なかった場合は、留守電を活用するか、再度連絡する

また電話をかけた時間帯によっては、応募者が仕事中で電話に出られなかったり、電話に気が付かなかったりすることもあります。
電話に出なかった場合は、留守番機能を活用して簡単なメッセージを入れておきましょう。
また午前中に電話をかけて出なかった場合は、お昼休み頃にかけるなど、別の時間帯に再度連絡することが重要です。

3.応募をしてもらったお礼を忘れず、丁寧に対応する

忘れてしまいがちですが、電話連絡の際には、応募をしてもらったことに対するお礼の気持を必ず伝えるようにしましょう。
内容が応募者にとって思わしくないものであっても、丁寧な対応を心がけることで、企業に対して良い印象を持ち続けてもらえるかもしれません。

また良い連絡であってもお礼がなかったり、対応がいい加減なものであったりした場合は、他の企業の内定を承諾してしまう可能性も高くなります。
どのような連絡であっても、感謝の気持ちを忘れずに、最後まで丁寧に接することを心がけましょう。

4.結果だけでなく今後の流れも伝える

電話で採用を伝えた段階では、入社の意思がはっきりと分からないことも多いです。
ただ。内定を承諾してもらった後の流れをスムーズにするため、結果だけでなく、今後の流れも伝えるようにすると応募者の不安軽減に役立ちます。

また日時などの詳しい情報については、口頭での連絡だけでなく、メールでも送っておくと情報が残るため、認識のズレが生じることがありません。
内定承諾の可能性を高めるためにも、簡単に流れを説明しておくことをおすすめします。

電話での採用連絡は感謝の気持ちを忘れず、丁寧に対応することが重要

この記事では、電話で採用連絡を行う場合のポイントや流れについて紹介しました。
採用連絡はメールで行われることも多いものの、一度に様々な情報を伝えやすく、相手の反応も分かりやすい電話での連絡がおすすめです。面接実施後、1週間以内を目安に連絡を行いましょう。

また電話にて採用連絡を行う際は、どのような結果であっても感謝の気持ちを忘れずに、丁寧に対応することが重要です。
ぜひこの記事を参考にして、電話にて採用連絡を行ってみてください。